適格請求書（以下インボイス）とは、売り手が買い手側に正確な適用税率や消費税額等を伝えるための情報が漏れなく記載された請求書です。
2023年10月に施行されたインボイス制度により、仕入取引のうち消費税額を全額控除できるのはインボイスを保管している取引のみとなりました。
インボイスは通常の請求書よりも記載するべき事項が多く設けられています。
記載事項に少しでも不備や漏れがあるとインボイスとして認められず、取引先に迷惑をかけてしまう恐れがあるため注意しましょう。
今回はインボイスについて詳しく解説します。
インボイス制度の基本事項については以下の記事をご覧ください。
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適格請求書（インボイス）とは
インボイスとは、売り手が買い手側に正確な適用税率や消費税額等を伝えるための情報が漏れなく記載された請求書です。
一定の要件を満たした請求書のみインボイスとして認められます。
インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみであり、適格請求書発行事業者の登録ができるのは課税事業者に限られています。
インボイス制度とは
インボイス制度とは、2023年10月に開始された消費税の仕入税額控除に関する新たな方式です。
仕入税額控除とは、売上に係る消費税額から仕入れに係る消費税額を差し引いて納付税額を計算する仕組みを意味します。
インボイス制度の開始前は、仕入れに係る消費税の全額が仕入税額控除の対象でした。
しかしインボイス制度の開始により、仕入税額控除の対象になるのはインボイスを保管している取引のみとなりました。
インボイスを保管していない取引にかかる消費税額は売上に係る消費税額から差し引けないため買い手側の負担となります。
インボイス制度の目的は、取引に適用されている税率や税額を明確化することです。
日本には原則的な消費税率10％と軽減税率8％と、消費税率が2種類存在しています。
そのため、従来は以下のような懸念がありました。
- ・消費税額や税率が別途記載されていなければ正確な適用税率を把握できない
- ・1つの請求書に複数の取引が混在している場合に取引ごとの適用税率を把握するのが困難
インボイス制度はこれらの懸念を解消し、消費税を適切に処理できるようにするための制度といえるでしょう。
適格請求書発行事業者になる方法
適格請求書発行事業者になるためには、税務署に登録申請を行う必要があります。
登録の大まかな流れは以下の通りです。
登録申請書を提出する
適格請求書発行事業者の登録申請には「適格請求書発行事業者の登録申請書」という書類を使います。
申請書の主な記載項目は以下の通りです。
- ・本店所在地（個人の場合は住所）
- ・納税地
- ・氏名または名称
- ・（法人の場合）法人の代表者氏名、法人番号
- ・申請書の提出時点における事業者区分
- ・各種確認事項
郵送で提出する場合、送付先は納税地を管轄する「インボイス登録センター」となります。税務署ではない点にご注意ください。
e-Taxの場合は納税地を管轄する税務署に提出します。
e-Taxに必要事項を入力すれば提出先税務署が自動表示される仕組みです。表示されている税務署が誤りではないか念のため確認しましょう。
税務署で審査が行われる
登録申請について問題がないか税務署で審査が行われます。
審査にかかる期間は、e-Taxで提出した場合は約1ヶ月、郵送で提出した場合は約1.5ヶ月です。
登録・公表が行われる
審査が終わり申請内容に問題がなければ、適格請求書発行事業者の登録および「適格請求書発行事業者公表サイト」での公表が行われます。
登録通知書が届く
登録手続きの完了後、登録番号や公表情報等が記載された「登録通知書」が届きます。
登録番号はインボイスへの記載が必須であるため、通知書をなくさないよう注意が必要です。
申請書をe-Taxで提出した場合、登録通知書の送付方法は郵送とe-Taxの好きな方を選択できます。
e-Taxでの送付を希望した場合は書面での通知は行われません。
郵送で提出した場合、登録通知書の送付方法は郵送のみとなります。
適格請求書の保存期間
インボイスの保存期間は7年です。
インボイスを受領した取引について仕入税額控除を受けるには、個人事業主・法人ともに対象のインボイスを7年保管する必要があります。
通常の請求書の保存期間は、個人事業主が5年、法人が7年です。
法人の場合は変わりませんが、個人事業主の場合は通常の請求書とインボイスで保存期間が異なるため注意しましょう。
なお、請求書を含む帳簿書類の保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から数えます。
請求日や取引年月日から数えるわけではない点にご注意ください。
保存期間を経過する前に処分してしまうと、対象の取引について仕入税額控除が認められず、追徴課税が発生する恐れがあります。
適格請求書（インボイス）の書き方
続いて、インボイスの書き方について詳しく解説します。
適格請求書の記載事項
インボイスへの記載が必須の事項は以下の通りです。
- ・適格請求書発行事業者の登録番号
- ・請求書発行者の氏名または名称
- ・取引年月日
- ・取引の内容
- 商品やサービスの名称を記載します
- ・取引ごとの金額
- ・課税資産の譲渡等の税抜価格または税込価格を税率ごとに区分した合計金額および適用税率
- ・税率ごとに区分した消費税額等の合計
- ・（軽減税率適用の取引がある場合）どの取引が軽減税率適用であるか明確にする情報
- 対象の取引に※を付記し、欄外に「※軽減税率対象品目」のような記載をするのが一般的です
- ・請求書の交付を受ける事業者の氏名または名称
- 太字で記載したものがインボイスに追加される必須事項です。
その他の項目は、区分記載請求書の記載事項と共通しています。
必須ではないものの、記載するのが一般的な事項は以下の通りです。
- ・請求日
- 請求書の発行日または締め日にするのが一般的です
- ・請求書発行者の住所や電話番号
- ・備考欄
- 主に、振込手数料を買い手と売り手のどちらが負担するかを記載します
様式の定めはない
インボイスの様式に特別な決まりはありません。
前述した記載事項に漏れがなければ当該請求署はインボイスとみなされ、仕入税額控除の対象となります。
必要事項が漏れなく記載されていれば、手書きで作成されたものでも問題ありません。
適格請求書に関して注意すべきポイント
インボイスに関して注意するべきポイントを2つ紹介します。
電磁的記録で提供する場合
電子帳簿保存法により、電磁的記録として取引したインボイスは電磁的記録による保存を行う必要があります。
簡単にいうと、電子で取引した書類は電子データのままで保存が必要ということです。
電子データとして受け取った書類をプリントアウトし、紙の状態でのみ保存、電子データを削除する行為は認められません。
また、電子帳簿保存法ではデータ保存について以下の要件が定められています。
- 真実性の要件
- ・電子データで授受した書類を容易に改ざんできないように保存する
- ・データの変更や削除について履歴を確認できるようにする
- 可視性の要件
- ・必要に応じて検索できるような名称設定や保存方法をとる
- ・ディスプレイへの表示やプリントアウトなど、書類をすぐに可視化できるような状態を整える
複数の書類を合わせて一の適格請求書とする場合
単一の書類では要件を満たしていない場合でも、関連性のある複数の書類全体で記載事項を満たしていれば、複数の書類を合わせてインボイスとすることが可能です。
例として、請求書と納品書の組み合わせが挙げられます。
複数の書類を合わせる場合は、書類同士の関連を明確化する必要があります。
まとめ
インボイスとは、売り手が買い手側に正確な適用税率や消費税額等を伝えるための情報が漏れなく記載された請求書です。
2023年10月1日のインボイス制度開始以後、仕入税額控除の対象にできるのはインボイスを保管している取引のみとなっています。
インボイスは通常の請求書よりも記載事項が多く定められています。
記載事項や書き方について不備・漏れがあるとインボイスと認められず、買い手である取引先に迷惑をかけてしまう恐れがあるため注意しましょう。
インボイスを適切に発行するため、インボイスについて理解を深めることが大切です。
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吉岡 伸晃
記事監修
BIZARQ株式会社代表公認会計士