会社設立にはさまざまな必要書類があり、ものによって書き方や提出先が異なります。
少しの不備や漏れでもやり直しの必要が生じるため、二度手間になってしまいます。
会社設立の手間を最小限に抑えられるよう、必要書類について事前に確認しておくのが安心です。
今回は会社設立の必要書類の種類や、それぞれの書き方・提出方法までわかりやすく解説します。
会社設立に必要な手続きやコストについて以下の記事でも解説しています。ぜひご覧ください。
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CONTENTS
会社設立の必要書類とは
会社設立の必要書類ごとに、書き方・必要になる場面・提出方法を紹介します。
定款
定款とは、会社運営のルールをまとめた書類です。会社の憲法とも表現されます。
定款は法務局での登記申請に際して必要な書類のひとつです。
ただし登記申請の前に、公証役場において定款認証の手続きを済ませる必要があります。
（株式会社の場合のみです。合同会社の場合は定款認証を受ける必要はありません。）
登記申請よりも前から必要になるため、早いうちから作成を進めるのが理想です。
定款については以下の記事で解説していますので、詳しい内容はこちらをご覧ください。
登記申請書
登記申請書とは、法務局で法人の登記申請をする際に必要な書類です。
登記申請書の項目は会社形態や設立の方法によって多少の相違がありますが、今回は取締役会を設置しない株式会社を発起設立する場合の例を紹介します。
- ・商号
- ・本店所在地
- ・登記の事由
- ・登記すべき事項
※登記すべき事項は別途書面やCD-R等を用意して提出するのが一般的です - ・課税標準金額（資本金の額）
- ・登録免許税の額
- ・添付書類の一覧
- ・代表者の住所
- ・代表者の氏名
登記申請で誤りが起きやすいポイントとして、以下の3点が挙げられます。
- ・必要事項の記載漏れ
- ・捺印の漏れや不備
- ・訂正の仕方の誤り
法務局の公式サイトで様式や記載例が公開されておりますので、確認しながら申請書の作成を進めるのがおすすめです。
登録免許税納付用台紙
登録免許税納付用台紙は、会社設立に必要となる登録免許税の金額分の収入印紙を貼り付けるための用紙です。
法務局での登記申請時、収入印紙を貼り付けたうえで提出します。
登録免許税の額は以下のとおりです。
- ・株式会社の場合：資本金の金額×0.7％または150,000円のいずれか大きい方の金額
- ・合同会社の場合：資本金の金額×0.7％または60,000円のいずれか大きい方の金額
形式に特別な定めはありませんが、一般的にはA4サイズの用紙または法務局の公式サイトに掲載されている様式を利用します。
発起人の決定書
発起人の決定書とは、本店所在地が発起人全員の合意によって決定されたと証明する書類です。
定款に記載する事項のひとつに本店所在地がありますが、定款では本店所在地を番地までは記載しなくても良いと定められています。
もし定款に本店所在地の番地までを記載していない場合、発起人の決定書を提出する必要があります。
また発起人が複数人いて、定款のなかで設立時代表取締役を定めていない場合、発起人の決定書で設立時代表取締役の明記が必要です。
定款で本店所在地を番地含めて記載している・設立時代表取締役の定めがある場合、発起人の決定書は不要です。
発起人全員分の印鑑証明書
公証役場での定款認証に際して必要な書類です。
また、取締役会を設置しない会社の場合、登記申請の際に取締役全員分の印鑑証明書も必要となります。
就任承諾書
代表取締役・取締役・監査役となる人が就任を承諾している旨を証明する書類です。
ケースによっては、紹介した就任承諾書のうち一部は不要となります。
具体例を用いて解説します。
・設立時取締役が1名の場合
必要なのは設立時取締役の就任承諾書のみです。対象の1名が自動的に代表取締役になるため、代表取締役の就任承諾書は必要ありません
・監査役を設置しない
就任する監査役が存在しないため、当然ですが監査役の就任承諾書は不要です
・定款の末尾に記名押印がある
取締役の就任を承諾している旨が定款で示されているため、承諾書を別途用意する必要はありません
「登記すべき事項」を記載した書面又は保存したCD-R
商号・本店所在地・事業目的・役員に関する事項など、登記すべき事項をまとめた資料を提出します。
使用できる媒体には厳格なルールが存在するため、法務省の公式サイトを確認したうえで用意しましょう。
定款や印鑑証明書などに記載された内容とまったく同じように記載する必要があります。
資本金の払込証明書
資本金の払込証明書とは、定款に記載された資本金が銀行口座に払い込まれていることを示すための書類です。
会社設立前の段階では法人口座が存在しないため、発起人の個人口座に払い込みを行います。
払込証明書には以下の事項を記載します。
- ・資本金の払込があった旨を示す文面
- ・設立時発行株式数
- ・払込金額
- ・日付
- ・商号、代表取締役氏名、押印
資本金の払込証明書に加え、以下の書類の添付も必要です。
- ・資本金が払い込まれた口座の通帳の表紙
- ・支店名・口座番号・口座名義人などの基本情報が記載されたページ（通帳表紙の裏面）
- ・払込金額が確認できるページ
印鑑届出書
法人実印（代表者印）の届け出に必要な書類です。
代表者1名分のみの場合は1枚、2名以上届け出る場合は人数分の印鑑届出書を用意する必要があります。
銀行印や角印とは異なるため注意しましょう。
会社設立の必要書類を準備する際の注意点
会社設立の必要書類を準備する際の注意点を2つ紹介します。
漏れやミスがないか入念な確認をする
必要書類の準備にかかる手間を最小限に抑えるため、漏れやミスがないか入念な確認をしましょう。
会社設立の流れのなかで不備や漏れがあると修正が必要になるため、必要以上に手間が増えてしまいます。
会社設立ではさまざまな作業が必要になるため、無駄な工程は発生させないのが理想です。
細かくチェックするのも手間に感じるかもしれませんが、不備や漏れをなくすことは、トータルでの手間削減につながります。
必要書類を準備する過程で不備・漏れが起こりやすいポイントを紹介します。
- ・定款や登記申請書などの必要事項の漏れ
- ・押印の漏れ、押印箇所の誤り
- ・必要書類の不足（取締役全員分の書類が必要であるのに代表取締役分しか用意していない、資本金の払込証明書の添付書類が不足しているなど）
会社設立後に必要な書類も忘れない
一般的に、会社設立は法務局の登記申請までを指します。
しかし法務局での登記申請後にもさまざまな必要書類があるため、忘れないよう注意しましょう。
会社設立後に必要な書類の具体例および期日を紹介します。
社会保険関係の手続き
株式会社には社会保険の加入義務があります。
会社設立から5日以内に、所轄の年金事務所へ届出書の提出が必要です。
税務関連の手続き
会社設立から2ヶ月以内に、所轄の税務署へ以下の書類を提出する必要があります。
- ・法人設立届出書
- ・給与支払事務所等の開設届出書
以下は提出が必須なわけではありませんが、法人設立届出書等と一緒に提出すると効率的です。
- ・青色申告の承認申請書
- ・源泉徴収税の納期の特例の承認に関する申請書
また会社設立から2ヶ月以内に、都道府県税事務所や市区町村にも法人設立届出書の提出が必要です。
まとめ
会社設立の必要書類は多く、それぞれ細かなルールが定められています。
会社設立の手間を最小限に抑えるためには、書類を正しく作成し、不備や漏れをなくすことが大切です。
しかし実際のところ、会社設立に向けてさまざまな作業が必要な中、必要書類を正確に準備するのは容易ではありません。
すべて自身で対応しようとした結果、かえって負担が大きくなる恐れがあります。
会社設立の手間を小さくする・最小限の労力で正確に手続きを進めるためには、専門家のサポートを受けるのがおすすめです。
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吉岡 伸晃
記事監修
BIZARQ合同会社代表公認会計士