試算表とは？社長が押さえるべきポイントと活用法を解説
試算表とは総勘定元帳から各勘定科目の残高を転記した書類です。
貸借対照表や損益計算書などの財務諸表と違い、試算表には法的な作成義務はありません。
しかし試算表には様々な活用法があり、会計ミスの防止や経営分析などの助けになります。
「作成義務がないから作らない」ではなく、まずは試算表についてポイントを押さえ、その上で作成するか検討をするべきでしょう。
今回は試算表について社長が押さえるべきポイントや、試算表の活用法について詳しく解説します。
決算書のポイントについては以下の記事をご覧ください。
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CONTENTS
試算表とは
試算表とは日々の仕訳を基に作成した総勘定元帳から、各勘定科目の残高を転記した書類です。
書類作成の流れは以下のようになります。
- 1．仕訳帳に日々の取引を記帳する
- 2．仕訳帳の取引を勘定科目ごとに総勘定元帳に分類・集計する
- 3．総勘定元帳に記載された各勘定科目の残高を試算表に転記する
試算表の基になる書類は総勘定元帳ですが、総勘定元帳を作成するためには仕訳帳を完成させる必要があります。
試算表について社長が押さえるべきポイント
試算表について社長が押さえるべきポイントを3つ紹介します。
試算表の種類
試算表は大きく以下の3種類です。
- ・合計試算表
- ・残高試算表
- ・合計残高試算表
それぞれの特徴や使用する場面の例を紹介します。
合計試算表
| 借方 | 勘定科目 | 貸方 |
| 100,000 | 現金 | 60,000 |
| 60,000 | 売掛金 | 40,000 |
| 35,000 | 買掛金 | 40,000 |
| 30,000 | 借入金 | 40,000 |
| 資本金 | 65,000 | |
| 売上高 | 120,000 | |
| 90,000 | 仕入高 | |
| 50,000 | 給与 | |
| 365,000 | 合計 | 365,000 |
合計試算表は各勘定科目の借方・貸方それぞれの合計金額を記載した試算表です。
主に取引のボリューム感や転記ミスの把握に活用されます。
借方・貸方それぞれの合計額が記載されているため、合計試算表の確認だけでは残高の把握はできません。
残高試算表
| 借方 | 勘定科目 | 貸方 |
| 40,000 | 現金 | |
| 20,000 | 売掛金 | |
| 買掛金 | 5,000 | |
| 借入金 | 10,000 | |
| 資本金 | 65,000 | |
| 売上高 | 120,000 | |
| 90,000 | 仕入高 | |
| 50,000 | 給与 | |
| 200,000 | 合計 | 200,000 |
残高試算表は各勘定科目の残高を表示する試算表です。
借方残高と貸方残高を相殺し、最終的な残高のみを表示します。
残高を容易に把握できるため、業績把握や経営分析など幅広い場面で活用されます。
ただし借方・貸方それぞれの残高の記載はないため、転記ミス等の判断はできません。
合計残高試算表
| 借方 | 勘定科目 | 貸方 | ||
| 残高 | 合計 | 合計 | 残高 | |
40,000 | 100,000 | 現金 | 60,000 | |
| 20,000 | 60,000 | 売掛金 | 40,000 | |
| 35,000 | 買掛金 | 40,000 | 5,000 | |
| 30,000 | 借入金 | 40,000 | 10,000 | |
| 資本金 | 65,000 | 65,000 | ||
| 売上高 | 120,000 | 120,000 | ||
| 90,000 | 90,000 | 仕入高 | ||
| 50,000 | 50,000 | 給与 | ||
| 200,000 | 365,000 | 合計 | 365,000 | 200,000 |
合計残高試算表は名前の通り、合計試算表と残高試算表を一体化した形式の試算表です。
借方・貸方それぞれの合計および残高の両方を把握できます。
試算表の中で最も情報量が多く、転記ミスのチェックから経営分析まで幅広い場面で活用できます。
試算表と決算書の違い
決算書とは事業年度ごとの業績を示す書類の通称です。
決算書に該当する書類として以下の5つが挙げられます。
- 貸借対照表
- 特定の時点における財政状態を示す書類で、資産、負債、純資産の3つから構成されます
- 損益計算書
- 一定期間における経営成績を示す書類です。
- 収益・費用を性質ごとに区分した上で5つの利益を表示します。
- キャッシュフロー計算書
- 現金の流れを示す書類です。
- 現金の変動要因を営業活動、投資活動、財務活動の3つに分けて表示します。
- 株主資本等変動計算書
- 事業年度における純資産の部の変動を示す書類です。
- 個別注記表
- 他の決算書の注記事項をまとめた書類です。
- 記載する内容の例として、資産の評価方法、減価償却の方法、引当金の計上方法などが挙げられます。
試算表と決算書の主な違いは以下の3点です。
作成目的
試算表は会計処理の正誤確認や経営状況の把握等、管理会計（社内での活用）が目的です。
決算書は外部への報告用、すなわち財務会計や税務会計のために作成します。
作成ルール
試算表は作成義務がなく、作成方法について法的な定めもありません。
決算書は作成が義務付けられており、会社計算規則や財務諸表等規則などのルールに則って作成する必要があります。
作成頻度
前述のように試算表にはルールの定めはなく、作成頻度も自由に決められます。
そのため一概にはいえませんが、管理会計を目的としたものであるため、毎月または四半期のように定期的に作成するのが一般的です。
決算書は主に年次決算、すなわち事業年度終了後に行う決算業務の際に作成します。
上場企業は四半期決算の開示も義務付けられているため、四半期ごとにも作成します。
試算表の作成は任意
試算表には法的な作成義務の定めがなく、作成は任意です。
法的な義務の面だけでいえば、試算表を作成しなくても全く問題ありません。
しかし後述のように、試算表を活用できる場面は多く存在します。
また、昨今は会計ソフトを使用するのが一般的ですが、多くの会計ソフトには仕訳内容を基に自動で書類を作成する機能が搭載されています。
書類作成機能が搭載された会計ソフトを使えば、試算表も自動的に作成可能です。
このように、試算表は活用できる場面が多い上に、会計ソフトを使用すれば手間なく作成できます。
以上の理由から法的な義務の有無に関係なく、試算表の作成・活用をおすすめします。
参考｜法的な作成義務のある計算書類とは
試算表の作成が任意であるのに対し、すべての会社に作成が義務付けられている計算書類も存在します。
すべての会社に作成義務のある計算書類は以下の4つです。
- ・貸借対照表
- ・損益計算書
- ・株主資本等変動計算書
- （合同会社の場合は「社員資本等変動計算書」）
- ・個別注記表
これら4つ以外の計算書類の作成義務が生じるケースもあります。
例えば上場企業等は自社の計算書類とは別に、連結計算書類の作成が必要です。
「試算表と決算書の違い」で決算書の一種として挙げたキャッシュフロー計算書は、非場企業には法的な作成義務がありません。
ただしお金の流れを正確に分析・把握するためには作成するのが理想です。
試算表の活用法
試算表の活用法として3つの例を紹介します。
経営状況の把握・分析に活用する
試算表を作成すれば、決算書を作成しなくても経営状況の把握や分析ができます。
現状に則した意思決定や、改善すべき点の迅速な把握などにつながるでしょう。
仕訳ミスや異常の把握に活用する
試算表を定期的に確認することで仕訳ミスや異常に早く気付ける可能性が高いです。
チェックポイントとして以下の例が挙げられます。
- 残高がマイナスになっている勘定科目がないか
- 引当金や減価償却累計額など一部の科目を除き、残高がマイナスになっている場合は仕訳ミスの可能性が高いです。
- 不自然な動きがないか
- 特定の月だけ金額が以上に多い・少ない、あるタイミングで金額が大幅に変動している等の場合も、仕訳ミスの可能性があります。
- 一時勘定が残っていないか
- 仮払金、仮受金、未確定勘定などの一時的に使用する勘定科目の残高がある場合も確認が必要です。
資金調達に活用する
融資や補助金・助成金などの資金調達では、試算表が必要になる可能性が高いです。
融資審査では基本的に直近数年度分の決算書の提出が求められます。
さらに、前回の決算日から数ヵ月以上経過している場合には、現状を把握するために試算表の提出が求められることが多いです。
補助金や助成金も、申請時の必要書類として最新の試算表が含まれるケースが多くみられます。
将来的に資金調達を検討している場合は、試算表が必要になる可能性が高いと考えておくと良いでしょう。
節税・経営のご相談はBIZARQへ
試算表は、会社の現在の経営状況をタイムリーに把握するための重要な資料ですが、精度が不十分だと誤った判断につながる可能性もあります。正確な数値をもとに、迅速かつ的確に経営判断を行える体制を整えることが重要です。
「試算表を見ても経営にどう活かせばいいかわからない」
「数字をもとにした意思決定の精度を高めたい」
こうした課題を感じている経営者様は、BIZARQ（ビズアーク）にご相談ください。現状の数値を丁寧に整理し、経営判断に直結する形での見える化や改善提案を通じて、意思決定の質向上をサポートいたします。
まとめ
試算表は総勘定元帳から各勘定科目の残高を転記した書類で、決算書と違い法的な作成義務はありません。
しかし試算表は経営分析や仕訳ミス・異常の早期把握、資金調達など様々な場面で活用できます。
試算表を作成・活用するメリットは非常に大きいといえます。
決算書のように明確な作成義務のある書類だけでなく、試算表のような書類についても理解を深め使いこなすのが理想です。
今回紹介した内容を押さえ、自社の目的に合わせて試算表を上手く活用しましょう。
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記事監修
BIZARQ株式会社代表公認会計士
