バーチャル口座とは？仕組みとメリット、導入方法について解説
バーチャル口座は注文や顧客ごとに割り当てられた振込専用口座で、「仮装口座」とも呼ばれます。
入金データから顧客の特定が可能なため、入金管理が容易になります。
バーチャル口座は原則として法人口座で利用できるサービスです。
口座番号の発行で手間取ることがないよう、導入方法について事前に確認しておくのが良いでしょう。
今回はバーチャル口座について詳しく解説します。
法人口座開設におすすめの金融機関について解説した記事もぜひご覧ください。
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記事監修
BIZARQ株式会社代表公認会計士
CONTENTS
バーチャル口座とは
バーチャル口座とは注文や顧客ごとに割り当てられた振込専用口座です。
実態のない仮想的な口座であり、実態をもつ口座と区別する意味合いで「仮装口座」とも呼ばれます。
バーチャル口座の仕組み
バーチャル口座は口座そのものを新規に発行するわけではありません。
前述のように、注文や顧客ごとに専用の口座番号が発行されます。
そして、事業者は顧客に対してバーチャル口座の口座番号を伝え、顧客が対象の口座番号に入金をする仕組みです。
バーチャル口座に行われた入金は、代表口座または事業者が指定した銀行口座に振り込まれるのが一般的です。
注文ごとに番号を付与するパターンの場合は、同じ顧客が再注文をした場合は別の口座番号が発行されます。
顧客ごとに番号を付与するパターンの場合、別の注文でも同じ顧客であれば同じ口座番号を利用することになります。
Web口座との違い
Web口座 | バーチャル口座 | |
特徴 | 紙の通帳がない | 注文や顧客ごとに振込専用の口座番号が割り振られる |
機能 | 紙の通帳がない点以外は通常の銀行口座と同じ | 振込専用 |
必要な手続き | 通常の口座開設手続きが必要 法人口座の場合は原則として審査アリ | 取引のある金融機関にバーチャル口座の発行申請を行う 審査の有無は金融機関によって異なる |
Web口座とは紙の通帳を発行せず、入出金明細や残高の確認等をインターネットバンキングで行う口座です。
「無通帳口座」や「通帳レス口座」と呼ばれることもあります。
口座開設によって1つの口座番号が発行されます。
銀行口座としての機能自体は紙の通帳がある場合と特に変わりません。
紙の通帳がなく、入出金明細や残高など通帳に記載される事項をWebで確認する点のみが特徴です。
バーチャル口座はあくまでも振込専用の口座であり、銀行口座としての機能は限定的です。
主に入金管理や業務効率化を目的に活用されます。
一般的な銀行口座を開設するわけではないため、通常の口座開設手続きは不要です。
金融機関によって多少の相違はありますが、基本的にはバーチャル口座の発行を申し込むだけで簡単に発行できます。
バーチャル口座のメリット
続いて、バーチャル口座のメリットを3つ紹介します。
入金管理が容易になる
最大のメリットは、入金管理が容易になることです。
1つの銀行口座ですべての入金を受け付ける方法の場合、入金があれば1件ずつ内容を確認する必要があります。
入金先や金額と請求書等を一つずつ照合しながら入金確認や消込作業を行うのは、時間がかかるのはもちろんミスのリスクも上がります。
もし注文した顧客の名前と振込に使用した名義が異なる場合、入金確認の手間がさらに増大するでしょう。
前述のように、バーチャル口座ではそれぞれ専用の口座番号が発行されます。
口座を確認するだけで簡単に注文や顧客の把握ができるため、入金管理の手間を大幅に軽減できます。
また、家族名義の口座で振り込んだ等で注文者と振込人の名前が異なる場合でも、口座番号で注文・顧客を特定できるため問題ありません。
このようにバーチャル口座を活用すれば入金管理が容易になります。
口座の新規開設手続きをする必要がない
バーチャル口座は名前に「口座」という言葉が含まれてはいるものの、口座の新規開発手続きをする必要はありません。
法人口座を保有している金融機関に対してバーチャル口座の利用申請を行えば、すぐにバーチャル口座の番号が発行されます。
発行されるのは振込専用の口座番号であるため、法人口座に比べると審査にかかる期間も短い傾向です。
このように手間なく簡単に利用を開始できる点も大きなメリットといえるでしょう。
生産性やサービスの品質向上につながる
バーチャル口座を利用すれば入金管理にかかる手間や労力、時間を削減できます。
短時間で多くの業務をこなせるようになるため、生産性の向上につながります。
また、バーチャル口座への振込であれば注文や顧客の特定が容易です。
入金消込の正確性が大幅に上がるという意味で、サービスの品質向上も期待できます。
入金管理は経理業務の1つとして挙げられます。
経理業務は事業活動に必須ではあるものの、売上に直接的な貢献はしません。
経理業務の効率が悪い場合、リソースの余裕が小さくなり、売上や利益向上につながる施策を進めにくくなるのが事実です。
経理業務の効率化はコア業務に充てるリソースを増やし、売上アップを実現させるために必須といえるでしょう。
バーチャル口座の導入方法
バーチャル口座は原則として法人口座で利用できるサービスです。
手続きの流れは金融機関によって異なる可能性があるため、詳しい内容は取引のある金融機関へご確認ください。
今回はバーチャル口座の導入方法として大まかな流れを紹介します。
金融機関にバーチャル口座の発行を申し込む
まずは法人で利用している金融機関にバーチャル口座の発行を申し込みましょう。
インターネットバンキングやスマートフォン用アプリ等から利用申込ができるケースが多くみられます。
はじめて利用する場合は審査や契約手続きなどが必要です。
バーチャル口座の番号発行が完了すれば金融機関から事業者にバーチャル口座番号が提供されます。
必要事項を入力して設定を行う
金融機関から提供された複数のバーチャル口座の番号を各事業者に割り当てる作業が必要です。
インターネットバンキングの専用ページやスマートフォンアプリ等で必要事項を入力して設定します。
設定方法は金融機関によって異なるため、詳しくは各金融機関の案内をご確認ください。
顧客にバーチャル口座の番号を通知する
口座番号の割り当てが完了したら、顧客にバーチャル口座の番号を通知しましょう。
口座番号を通知する方法として、入金案内のメールや請求書などに振込先として記載する等が挙げられます。
なお前述のように、バーチャル口座は注文や顧客と口座番号が結びついているため、誰からの入金であるかを特定できる仕組みです。
すなわち、誤った番号を伝えてしまうと誰からの入金であるか正しく把握できないという事態が起こり得ます。
万が一にも別の注文・顧客に割り当てた口座番号を伝えることがないよう注意しましょう。
入金確認を行う
多くの場合、バーチャル口座はリアルタイムで入金通知が行われます。
入金があった口座番号さえ確認すれば、どの注文・どの顧客の振込であるかの特定が可能です。
入金消込作業を行う
入金確認ができ次第、入金消込作業（売掛金の消込作業）を行いましょう。
なお、サービスの一環として、自動の入金消込機能が搭載されたケースもみられます。
債権管理システムと連携することで、入金があり次第自動で入力消込処理ができるというケースも多いです。
入金消込作業のフローは利用する金融機関や入金管理に用いるシステムによって異なるため、各案内をご確認ください。
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まとめ
バーチャル口座は注文や顧客ごとに割り当てられた振込専用口座のことで、原則として法人口座で利用できるサービスです。
入金のあった口座番号で注文や顧客を特定できるため、入金管理が容易になります。
名前に「口座」と入ってはいるものの、通常の口座開設手続きを行う必要はありません。
すでに取引のある金融機関でバーチャル口座の申込をし、簡単な手続きを行えば利用可能となります。
入金管理は取引数が多いほど作業量が増え、必要な時間や労力が増えるのはもちろん、ミスのリスクも高くなります。
入金管理の効率化には、バーチャル口座を利用するのがおすすめです。
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