総勘定元帳とは？作成方法と試算表・仕訳帳との違いも解説
総勘定元帳は主要簿の1つで、取引を勘定科目ごとに分類・記載した帳簿です。
仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記して作成します。
総勘定元帳は所得税法や会社法で一定期間の保存が義務付けられている書類の1つです。
作成方法や管理状態に不備があるとペナルティの対象になる可能性があるため注意しましょう。
今回は総勘定元帳について詳しく解説します。
試算表について解説した記事もぜひご覧ください。
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記事監修
BIZARQ株式会社代表公認会計士
CONTENTS
総勘定元帳とは
総勘定元帳とは取引を勘定科目ごとに分類・記載した帳簿です。
仕訳帳と共に主要簿の1つとされています。
総勘定元帳の記載項目
総勘定元帳の主な記載項目を紹介します。
- 日付
- 取引のあった日付です。
- 仕訳帳の内容をそのまま転記します。
- 相手科目
- 対象の仕訳における相手勘定科目を記載します。
- 摘要
- 取引の詳細を記載する欄です。
- 総勘定元帳のフォーマットによっては相手科目の欄がなく、摘要欄に相手科目を記載するケースもあります。
- 借方金額
- 取引によって発生した借方の金額です。
- 資産科目や費用科目の場合、借方金額に記載すれば「増加」を表します。
- 負債科目、純資産科目、収益科目の場合は「減少」となります。
- 貸方金額
- 取引によって発生した貸方の金額です。
- 前述の借方金額とは反対に、資産科目や費用科目の場合は「減少」となります。
- 費用科目、純資産科目、収益科目の場合は「増加」を意味します。
- 仕丁
- 対象の仕訳が記載された仕訳帳のページ数です。
- 仕丁欄がない総勘定元帳も多くみられます。
- 残高
- 取引計上後における残高を記載する欄です。
総勘定元帳の作成方法
総勘定元帳は仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記して作成します。
取引発生から総勘定元帳へ記載するまでの大まかな流れは以下の通りです。
- 1．領収書や伝票などの証憑書類をもとに仕訳を作成する
- 2．仕訳帳を完成させる
明確なルールはありませんが、1ヵ月単位で締め切るのが一般的です - 3．2の完成した仕訳帳の記載内容を勘定科目ごとに総勘定元帳へ転記する
仕訳帳から転記するという性質上、まずは仕訳帳を完成させる必要があります。
一度に転記する量が多いほど手間がかかる上にミスのリスクも高くなるため、1ヵ月ごとに締め切り総勘定元帳に転記するケースが多くみられます。
なお昨今は会計・経理処理に際して会計ソフトを使用するのが一般的です。
会計ソフトを使用する場合は仕訳入力の内容を基に自動で仕訳帳および総勘定元帳が作成されます。
そのため、仕訳帳から総勘定元帳への転記ミスは起こりません。
仕訳入力のミスを早期に把握するため内容の確認自体は必要ですが、転記ミスについて気にする必要はないといえるでしょう。
総勘定元帳と仕訳帳の違い
仕訳帳とは事業で発生したすべての取引を日付順に記録する帳簿です。
仕訳帳は勘定科目の区別がなく全ての取引を日付順に記載するため、お金の全体的な流れを把握するのに役立ちます。
日付順で記録されているため、特に取引が多かった日や時期の把握にも便利です。
各取引は複式簿記によって記帳されているため、どのような取引であったかを一目で把握できます。
一方で勘定科目ごとに整理はされていないため、各科目の残高や、特に取引数や残高の増減が多い勘定科目の把握はできません。
仕訳帳は残高ではなく、お金の流れや日々の動きを把握するのに役立つ帳簿といえます。
前述のように、総勘定元帳は取引を勘定科目ごとに分類・記載した帳簿です。
各勘定科目の残高や動きを把握するのに役立ちます。
勘定科目ごとの分析や経営判断への活用が目的の場合は、総勘定元帳を用いるのが一般的といえます。
総勘定元帳と試算表の違い
試算表とは総勘定元帳から各勘定科目の残高を転記した書類です。
取引発生から試算表作成までの流れは以下のようになります。
- 1．領収書や伝票などの証憑書類をもとに仕訳を作成する
- 2．仕訳帳を完成させる
- 3．仕訳帳の記載内容を勘定科目ごとに総勘定元帳へ転記する
- 4．総勘定元帳に記載された各勘定科目の残高を試算表に転記する
仕訳帳や総勘定元帳が個々の取引を記録した帳簿であるのに対し、試算表は各勘定科目の残高のみを記載した書類です。
主に経営状況の把握・分析や、前年同月比の確認等に用いられます。
なお試算表は、仕訳帳や総勘定元帳と違い作成義務はなく、作成方法に関する法的なルールもありません。
しかし前述のように経営分析への活用をはじめ、様々な場面で役立ちます。
また仕訳帳や総勘定元帳と同じく、会計ソフトを使えば試算表も自動で作成が可能です。
そのため作成義務はないものの、試算表を作成・活用する企業が多くみられます。
総勘定元帳の保存期間
総勘定元帳の保存期間は個人事業主と法人で以下のように異なります。
- 個人事業主
所得税法では7年と定められています。
なお、白色申告の場合は総勘定元帳の概念がありません。
ただし、総勘定元帳に近い性質をもつ「収入金額や必要経費を記載した帳簿」は7年間の保存義務があります。
- 法人
法人税法で定められた保存期間は、当該事業年度の法人税申告書の提出期限の翌日から7年間です。
（青色繰越欠損金や災害損失金額が生じた事業年度分は10年間）
ただし会社法上では保存期間が10年と定められているため、実質的には10年間の保存義務があるといえます。
総勘定元帳を適切に作成・保存していない場合は税務調査で指摘を受け、追徴課税の対象になる恐れがあります。
総勘定元帳の活用方法
最後に、総勘定元帳の活用方法として3つの例を紹介します。
勘定科目ごとの動きや残高を分析する
「総勘定元帳と仕訳帳の違い」でも紹介したように、総勘定元帳は勘定科目ごとの動きや残高の分析に活用可能です。
総勘定元帳を用いて各勘定科目の分析をする流れについて紹介します。
- 1．試算表、推移表、財務諸表等を用いて残高の異常を確認する
異常の例：前年同月や他の月に比べて金額が大きく異なる、残高がマイナス等 - 2．残高に異常がある勘定科目の総勘定元帳で、各取引を確認する
- 3．仕訳や転記のミスであれば修正、取引内容等に異常がある場合は対処をする
総勘定元帳はページ数が膨大であるため、ミスがないか一つひとつ細かくチェックするのは非効率です。
そのため、まずは試算表等で残高の異常を把握し、対象の勘定科目の総勘定元帳に絞って分析するのが良いでしょう。
決算書の残高が一致しない場合の原因分析に活用する
前述のように会計ソフトを使う場合は仕訳を基に自動で帳簿書類が作成されるため、残高の不一致は起こりません。
一方で手書きやエクセル等を使用する場合は、転記ミスや計算式のエラー等により残高不一致が起こる恐れがあります。
決算書の残高が一致しない場合は、帳簿をチェックし誤りの原因を特定する必要があります。
総勘定元帳は勘定科目ごとに整理されているため、取引の内容や金額の確認がしやすく、ミスの原因分析に活用しやすいです。
経営判断に活用する
総勘定元帳、仕訳帳、試算表はそれぞれ異なる役割を担います。
全体的なお金の流れを把握するには仕訳帳、財務状態や経営成績を一目で把握するには試算表が便利です。
そして各勘定科目の動きを把握するためには、取引が勘定科目ごとにまとめられた総勘定元帳を確認する必要があります。
経営判断は1つの視点ではなく、複数の視点から情報を把握・分析した上で行う必要があります。
総勘定元帳ならではの役割がある以上、総勘定元帳も経営判断に活用すべき書類といえるのです。
経理体制の整備と税務管理はBIZARQへ
総勘定元帳は、作成が属人化していたり、入力ルールが統一されていなかったりすると、数字のズレや確認漏れが発生しやすくなります。正確な帳簿管理を継続するためには、業務フローやチェック体制の整備が重要です。
「経理資料の違いや役割を整理したい」
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こうした課題をお持ちの企業様は、BIZARQ（ビズアーク）までご相談ください。クラウド会計を活用した経理体制の構築から、日々の運用改善・業務効率化まで実務に即してサポートいたします。
まとめ
総勘定元帳とは取引を勘定科目ごとに分類・記載した帳簿で、仕訳帳から転記して作成します。
個人は7年間、法人は10年間の保存が義務付けられています。
適切な作成・保存をしていなければ税務調査で指摘を受け、追徴課税の対象になる恐れもあるため注意が必要です。
総勘定元帳、仕訳帳、試算表はいずれも経営分析等で活用されますが、それぞれ異なる性質を有します。
それぞれの分析によって把握できる情報が異なる以上、目的に合わせた使い分けが必要です。
今回紹介した内容を押さえ、総勘定元帳を上手く活用しましょう。
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