PDCAとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を組み合わせたフレームワークです。
4つのプロセスを繰り返してサイクルを回し、業務改善や効率化を図ることを目的とします。
基本的にはPlan、Do、Check、Actionの各ステップをそれぞれ進めていきます。
PDCAサイクルを上手く回すには、各ステップのポイントや注意点をしっかり押さえることが大切です。
今回はPDCAサイクルについて詳しく解説します。
PDCAサイクルは創業からある程度の期間が経過している場合に適した手法です。
会社設立直後はPDCAサイクルを回すことではなく、まずは創業計画や事業計画の策定を優先させましょう。
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CONTENTS
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）の頭文字を組み合わせたフレームワークです。
それぞれのステップを順番にこなしてサイクルを回し、業務改善や効率化を図るという目的で活用されます。
PDCAサイクルのメリット
PDCAサイクルの主なメリットを5つ紹介します。
業務改善や効率化に向けた活動を継続的に行える
PDCAサイクルは一度で終わりではなく、サイクルの繰り返しを大前提としたフレームワークです。 そのため、PDCAサイクルを採用した取り組みは必然的に長期間行われることになります。 業務改善や効率化に向けた活動を継続的に行えるため、より確実な改善が期待できます。
やるべきことを明確化できる
PDCAサイクルのPlan（計画）は目標や目的を設定し、目標達成のための行動計画を立てる工程です。
サイクルの最初に具体的な行動計画を立てるため、やるべきことを明確にできます。
「何をすれば良いかわからない」が起こらず、判断に迷う時間や誤った行動をとるリスクが最小限で済みます。
コミュニケーションの活性化につながる
PDCAサイクルがコミュニケーションの活性化につながる理由は以下の3つです。
- ・Planとして目標や実行計画を細かく立てるため、話し合いや意見交換が起こりやすい
- ・Doの工程では進捗や気付きなどの情報共有が頻繁に行われる
- ・振り返りの工程であるCheckおよびActionでは意見交換や情報共有が必須
このようにコミュニケーションの必要性が高いため、自然とコミュニケーションが活性化されます。
目標達成力が養われる
PDCAサイクルでは最初に目標を設定し、目標を達成するための実行計画を立てると紹介しました。
どうすれば目標達成できるかを深く考えるため、自然と目標達成力が養われます。
Check（評価）のステップで行う反省点や課題の検討も、目標達成力を伸ばす効果が期待できます。
ノウハウの蓄積ができる
PDCAサイクルでは全社員で情報共有や改善に向けた話し合いを行います。
そのためノウハウが個人ではなく組織に蓄積され、会社全体のレベルアップにつながりやすいです。
PDCAサイクルの注意点
続いて、PDCAサイクルの注意点を3つ紹介します。
PDCAサイクルを回すこと自体が目的になる恐れがある
PDCAサイクルはあくまでも業務改善や効率化などの目標を達成するための手段です。
しかし取り組む時間の長さや繰り返しを前提とした性質から、PDCAサイクルを回すこと自体が目的に変わってしまうケースが多くみられます。
PDCAサイクルを採用する際は、手段の目的化を起こさないよう注意する必要があります。
柔軟性が低くイノベーションにつながりにくい
PDCAサイクルは最初に立てた計画の達成に重きを置いたフレームワークです。
状況に応じた臨機応変な対応を前提としていないため、柔軟性が低く、イノベーションにはつながりにくいといえます。
また、市場の変化やトラブルなどの予期せぬ事態に対応しにくい点もデメリットです。
1サイクルを回すのに時間がかかる
PDCAサイクルはPlan→Do→Check→Action→Plan…と、順番を守るのが大前提となります。
状況に応じてどこかのステップを飛ばすことはできません。
一つひとつの工程を丁寧に踏む必要があるため、1サイクルを回すのに時間がかかりがちです。
PDCAサイクルの実践ステップ
PDCAサイクルは基本的にPlan、Do、Check、Actionの各ステップをそれぞれ進めていきます。
そのためPDCAサイクルの実践にあたっては、各ステップのポイントや注意点を押さえることが大切です。
この章でそれぞれの工程について詳しく解説します。
Plan（計画）
PDCAサイクルの最初のステップあるPlanでは、目標や目的を設定し、目標達成のための行動計画を立てていきます。
自社に適した目標・目的を設定するために、まずは現状分析が必要です。
分析結果をもとに現状の課題や改善するべき要素を洗い出します。
ゴールとなる目標や目的は、具体的かつ現実的に設定することが大切です。
「売上高〇％増」のように数値で表せる目標（定量目標）が適しています。
反対に「お客様からの印象を改善させる」のように、数値化できない目標はPDCAサイクルに不向きです。
なお、曖昧な目標や高すぎる目標は次のステップであるDoの精度が下がる原因になります。
特に、高すぎる目標値を立てたためにPDCAサイクルが上手くいかないケースは多くみられます。
目標・目的が決まり次第、行動計画の策定に移りましょう。
Doでやるべきことを明確化にするためには、行動計画も具体的にするのが理想です。
あわせて取組期間やスケジュールも設定していきます。
Do（実行）
Planで設定した目標・目的の達成に向けた取り組みを進める工程です。
PDCAサイクルの効果を最大限に発揮するためには、可能な限りPlanの工程で設定した行動計画に沿った行動をとる必要があります。
計画通りに実行できなかった場合は、計画に沿えなかった原因や課題などを細かく記録しましょう。
後の工程であるCheckやActionの質を高めるため、Doの実行内容をなるべく詳細に記録する必要があります。
Check（評価）
Planで策定した行動計画が目標達成に結び付くものであったか、および計画を実行できたか等を振り返る工程です。
単に「できた・できなかった」だけを考えるのではなく、以下のポイントに注意して振り替える必要があります。
- ・評価基準を明確に定める
- ・なぜ上手くいったか、なぜ上手くいかなかったかを分析、言語化する
- ・内部チェックだけでなく外部の視点も取り入れて厳しくチェックする
Checkで特に大切なのは成功した場合・失敗した場合、どちらの場合も結果の分析を入念に行うことです。
仮にPlanで立てた計画通りに進められた場合も、成功要因を分析して明確にする必要があります。
成功したからといって振り返りを疎かにすると成功につながるノウハウの蓄積ができません。
どのような結果であれ、時間をかけて十分にCheckを進める必要があります。
Action（改善）
これまでの成果や分析結果をもとに改善案を考える工程です。
上手くいった理由を取り入れつつ、上手くいかなかった要因は改善や排除をします。
複数の改善案や課題がある場合は優先順位を定めることで、次のPDCAサイクルをより効率良く回せるようになります。
Actionの段階では、最初に策定した計画の今後の進め方についても検討が必要です。
そもそも最初の計画が不適切であったと考えられる場合は、計画の変更や中止・延期も視野に入れる必要があります。
再びPlanに戻る
PDCAサイクルは一度回して終わりではなく、何度も繰り返し回すことが大切です。
そのためActionの工程でやるべき作業を終えたら再びPlanに戻り、サイクルの回転を開始します。
回転数が増えるにつれ、PDCAサイクルの精度や効果が上がっていくのが理想です。
まとめ
PDCAサイクルとはPlan→Do→Check→Actionのステップを繰り返すフレームワークです。
主に業務改善や効率化を図ることを目的に活用されます。
PDCAサイクルを上手く活用するには、各工程のポイントや注意点を押さえることが大切です。
特に最初に行う目標設定や行動計画の策定は、後の工程にも大きな影響を与えます。
そのため4つの工程の中でも特にPlanの重要性が高いといえるでしょう。
数値で示せる定量目標を設定する、曖昧な目標や高すぎる目標にしない等の注意が必要です。
PDCAサイクルは一度回して終わりではなく、改善を繰り返しながら何度も実施する前提です。
手段の目的化を起こさないよう注意しつつ、サイクルを何度も繰り返し精度や効果を高めていきましょう。
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吉岡 伸晃
記事監修
BIZARQ株式会社代表公認会計士