BPMとは業務プロセスを可視化し、最適な形への改善を図る管理手法です。
昨今の多様化する顧客ニーズや市場の変化の早さ等に対応できる手法として注目されています。
BPMは業務プロセスの品質向上や安定など、様々なメリットがあります。
ただしBPMを効果的に実施するためには、継続的な取り組みが前提である点や現場の協力が必要な点など、注意点の確認も必要です。
今回はBPMについて詳しく解説します。
BPMを行うにはPDCAサイクルに関する理解も必要です。
PDCAサイクルについては以下の記事で詳しく解説しています。
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吉岡 伸晃
記事監修
BIZARQ株式会社代表公認会計士
CONTENTS
BPMとは
BPMはビジネスプロセスマネジメント（Business Process Management）の略称です。
業務プロセスを可視化し、最適な形への改善を図る管理手法を意味します。
業務プロセスの改善を一度行なって終わりにするのではなく、PDCAサイクルを用いて継続的な業務改善を図る点が特徴です。
BPMが注目される理由
BPMが注目される主な理由として以下の2つが挙げられます。
- 顧客のニーズが多様化している
- 顧客ニーズが多様化しているため、ニーズを把握するには継続的かつ細かな調査が必要です。
- 市場の変化が早い
- 市場の変化が早いため、少し前に有効であった手法がすぐに通用しなくなる事態も多いです。
PDCAサイクルを回して改善のための継続的な取り組みを行うBPMであれば、様々なニーズや市場の変化にも対応できます。
BPMのメリット
BPMの主なメリットを4つ紹介します。
業務プロセスの全体像を把握できる
BPMは最初に業務プロセスの可視化を行います。
業務プロセスの可視化が大前提であるため、BPMへ取り組むことで必然的に業務プロセスの全体像を把握できるようになります。
修正するべき箇所を把握しやすいのはもちろん、関係者間での情報共有がしやすい点もメリットです。
属人化の解消につながる
前提として、業務の属人化が起きる原因として以下の例が挙げられます。
- 1．業務の進め方がマニュアル等に明文化されておらず、担当者以外が把握できない
- 2．個人のスキルや経験に依存しており、他の社員が真似できない
- 3．人材不足・教育が追い付いていない等の理由から、ほかにできる人がいない
BPMでは業務プロセスの可視化および再設計をするため、1や2の状態を解消できる可能性が高いです。
業務プロセスやフローの変更・改善がしやすくなる
BPMはPDCAサイクルを用いて継続的な業務改善を図る手法です。
効果検証や改善の繰り返しが前提にあるため、業務プロセスやフローの変更・改善もしやすくなります。
近年は市場の変化が激しく、以前は通用していた手法が全く活用できなくなる事態も珍しくありません。
激しい変化にも迅速かつ柔軟な対応が可能になる点は、BPMの大きなメリットといえるでしょう。
業務プロセスの品質向上や安定につながる
BPMでは業務フローの曖昧な部分をなくし、誰もが把握できる状態にします。
業務の標準化により、進め方の違いや品質のブレが起こりにくくなります。
業務プロセスとして明確なルールが確立され、結果として品質向上および安定につながるのです。
BPMとBPRの違い
BPRはビジネスプロセスリエンジニアリング（Business Process Re-engineering）の略称です。
業務プロセスの抜本的な再構築を意味します。
BPMとBPRの違いは対象とする範囲です。
BPMは前述のように、特定の業務プロセスの改善を指します。
一方でBPRは、特定の業務プロセスに限らず、組織構成や経営戦略なども含めた大規模な改善を指します。
BPMよりもBPRの方が対象とする範囲が広いイメージです。
BPMの導入方法
BPM導入の流れは大きく4つの工程に分けられます。
それぞれの工程について詳しく解説します。
BPMを実施する業務プロセスを選定する
最初に行うのはBPMを実施する業務プロセスの選定です。
すべての業務プロセスで同時にBPMを実施することはできないため、優先度の高い業務プロセスを選ぶ必要があります。
BPMを実施する業務プロセスを決める基準として以下の例が挙げられます。
- ・企業全体の収益に与える影響の大きい業務プロセスか
- ・業務プロセスに課題がある旨を実感しているか
- ・かかわる部門や部署が多く、BPMの実施が良い影響を与える範囲が広いか
基本的に、BPMの実施による大きな成果を期待できる業務プロセスを選ぶイメージです。
ただし最初のうちはBPMに不慣れであり、スムーズに進められない可能性があります。
まずは小規模な業務プロセスから始め、BPMに慣れてから大規模な業務プロセスのBPMに挑戦するのも1つの手段です。
業務プロセスの可視化・再設計をする
続いて業務プロセスの可視化をします。
まずは業務プロセスの最初から最後までを図式化するフローチャートを作成しましょう。
フローチャートに落とし込みたい情報として以下が挙げられます。
- ・発生している作業の内容
- ・作業を実施する担当者
- ・作業の進め方、順序
- ・作業と作業の間に受け渡されている書類、データなどの情報
- ・各工程にかかっている時間
業務プロセスの可視化が完了したら、どこに課題があるかの分析を進め、課題が発生する原因の特定を行います。
課題解消のために何をするべきかを検証し、結果を基に業務プロセスの再設計を進めましょう。
業務のモニタリングを実施する
再設計した業務プロセスが上手く機能しているか、業務のモニタリングを行います。
チェックするべき項目として以下が挙げられます。
- ・処理時間の短縮ができているか
- ・コスト削減につながっているか
- ・ミスやエラーが減っているか
BPMは関係者全体が認識の相違なく現状を把握できるよう、定量的な指標で効果測定を行うのが理想です。
業務プロセスを再度分析し改善を図る
BPMは一度行なって終わりではなく、PDCAサイクルを回す前提の手法です。
PDCAサイクルにおけるCheck（評価）の工程が終わったら、Action（改善）を行い、またPlan（計画）に戻ります。
業務プロセスを再度分析し、さらなる改善に向けて施策を続けていきましょう。
BPMの注意点
最後に、BPMを実施する際の注意点を3つ紹介します。
BPMに取り組む目的を明確にする
BPMに着手する前に、まずはBPＭに取り組む目的を明確にしましょう。
具体的なゴールを定めないままでは、BPMの実施そのものが目的となってしまい、成果につながらない事態が起こり得ます。
「なぜBPMを行うのか」「BPMの実施によりどのような成果を達成したいか」を明確にする必要があります。
現状と目標までの乖離を正確に把握し、関係者間での認識の相違を防ぐためにも、定量的な目標を設定するのが一般的です。
一度の改善で終わりにしない
前述のように、BPMはPDCAサイクルを回し続けることを前提としています。
業務プロセスの改善策を一度実施するだけでは不十分です。
業務プロセスの改善をして終わりではなく、その後も分析や改善を続けていきましょう。
現場の従業員の協力も必要
BPMは業務プロセスの課題分析や改善策の提案をして終わりではありません。
改善策を現場の業務プロセスに落とし込み、課題解決につながるかをチェックする必要があります。
このように業務の進め方が変わる以上、現場の従業員による協力が必要不可欠です。
事前にBPMの実施について説明をし、協力を得られるような体制を整えましょう。
BPMの実施中は現場の声を小まめに聞くのはもちろん、トラブルが起きた際の十分なフォローも必須です。
業務プロセス改善のご相談はBIZARQへ
BPMによる業務プロセスの見直しは、単なる効率化にとどまらずコスト構造や利益体質の改善にも直結する重要な取り組みです。全体像を把握したうえで優先順位をつけ、段階的に進めていくことが成功のポイントになります。
「どの業務から改善すべきか判断したい」
「効率化と同時に利益体質の強化も進めたい」
こうした課題をお持ちの企業様は、BIZARQ（ビズアーク）までご相談ください。業務フローの整理から改善施策の設計、数値面での効果検証まで、実務に即した形でサポートいたします。
まとめ
BPMは業務プロセスの改善を目的とした管理手法の1つで、最初に業務プロセスの全体を可視化する点が特徴です。
現時点における課題を明確にし、課題解決や目標達成につながるような業務プロセスの改善策を実施します。
業務プロセスの改善を一度実施して終わりではなく、PDCAサイクルを継続的に回し続けることが前提です。
BPMの実施自体が目的になるのを防ぐため、まずはBPMを実施する目的の明確化が必要です。
また、BPMでは現場の協力が必須となるため、BPMを行う旨を事前に説明し、協力を得られる体制を整える必要もあります。
適切な方法でBPMを実施し、業務プロセスの改善を実現しましょう。
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