クラウド会計とは、クラウドサービス・クラウド機能を利用した会計システムです。
PCにソフトをインストールする必要がなく、ネット環境および端末さえあれば場所を問わず利用できます。
メンテナンスやバージョンアップ、バックアップの手間もありません。
クラウド会計サービスの活用により、会計・経理の効率化や手間の削減などが期待できます。
とはいえ、クラウド会計を使ったことがない・クラウド会計についてあまり詳しくないといった場合、クラウド会計に対して不安や疑問を持つのも自然です。
そこで本記事で、クラウド会計の概要や導入するメリットなど、クラウド会計について詳しく解説します。
代表的なクラウド会計サービスであるfreee会計とMFクラウド会計については、下記の記事で詳しく解説していますのでぜひご覧ください。
CONTENTS
クラウド会計のメリットを見る前に
クラウド会計の具体的なメリットを見る前に、まずはクラウド会計の概要を紹介します。
クラウド会計とは
クラウド会計とはクラウド機能を利用した会計サービスです。
データはクラウドサーバー上に保存される仕組みで、インターネット環境と端末があれば場所を問わず利用できます。
従来の会計ソフトは、PCにインストールの必要があるものが一般的でした。
インストール型（デスクトップ型）の会計ソフトは、機能性が豊富・動作が安定しておりシステムトラブルが起こりにくいなどのメリットがあります。
しかし、インストール型の会計ソフトではソフトが入ったPCでしか操作ができず、共有しにくい・PCトラブルによる影響が大きいなどの点がデメリットです。
また、近年はテレワークの推進やインターネット環境の充実により、場所を問わず仕事をする機会が増えています。
インストール型の会計ソフトは柔軟性が低い上、現代の働き方には合わない部分があるといえるでしょう。
クラウド会計ソフトを利用すれば、働き方の柔軟性や自由度を上げることができます。
詳しくは後述しますが、経理業務の効率化につながる機能も充実しているため、負担や手間の削減にも有用です。
クラウド会計の機能
一口にクラウド会計といってもさまざまな種類があり、サービスによって特徴的な機能やできることは異なります。
ここでは多くの会計ソフトに共通する機能のうち、クラウド会計ならではの機能を紹介します。
データ連携
データ連携は、インターネットを利用するクラウド会計ならではの機能です。
ネットバンキングやクレジットカードなどと連携をすることで、入出金やカード利用などのデータを自動収集します。
自動バックアップ
クラウド会計ソフトは自動でバックアップが行われ、サーバー上にデータが保存されるのが一般的です。
自動アップデート
クラウド会計ソフトは基本的にアップデートが自動で行われます。
法改正やソフトの機能追加などに際して手動で対応する必要がありません。
レポートの自動作成、共有
レポートの自動作成はインストール型の会計ソフトにも搭載されていますが、生成したレポートを簡単に他者と共有できるのはクラウド会計ならではです。
他サービスとの連携
請求書作成ソフトや人事労務ソフトなど、外部サービスとの連携が可能なクラウド会計も多いです。
このように、クラウド会計はインターネットを利用するという特性を活かした機能が豊富に搭載されています。
クラウド会計を導入するメリット
クラウド会計の導入にはさまざまなメリットがありますが、今回は特に大きなメリットを6つ紹介します。
場所を問わず利用できる
クラウド会計の最大のメリットは、場所を問わず利用できる点です。
クラウド会計はソフトのインストールが必要ありません。
使用する端末を問わないため、インターネット環境があれば好きな場所で利用できます。
複雑な操作はPCが必要となりますが、データの閲覧や簡単な入力程度であればスマートフォンやタブレットでも可能です。
もちろんセキュリティ対策は欠かせませんが、それはクラウド会計に限った話ではありません。
一般的なウイルス対策ソフトを入れる・人の多い場所では利用しない・信頼できるWi-Fiを利用するといった基本的な点にさえ注意すれば、外でも問題なく利用できます。
他者との共有がしやすい
会計データやレポートなどを他者と共有しやすい点も、クラウド会計の大きなメリットです。
インストール型会計ソフトの場合、データを共有する手段としてバックアップファイルを作成して送付する方法がありますが、バックアップファイル作成の手間だけでなく送付先の人がファイルを開く手間も発生します。
リアルタイムでの共有ができない・他者によるデータ修正や追加入力がしにくい点もデメリットです。
クラウド会計であれば、データがクラウドサーバー上に存在するため、会員登録や初期設定さえすれば複数人での共有が可能です。
自社の人間はもちろん、税理士のような外部の関係者とも手間なく簡単にデータ共有ができます。
多くのソフトではユーザーごとの権限設定ができるため、セキュリティ面や業務管理も安心です。
自動でバージョンアップされる
クラウド会計は基本的に自動でバージョンアップされます。
法改正やトラブルへの対応など、必要に応じて随時アップデートが実施されます。
インストール型会計ソフトでは、バージョンアップを忘れてしまう・そもそもソフトの更新に気づけないといった事態が起こり得ます。
古いバージョンの利用を続けるのは高いリスクがありますが、インストール型会計ソフトではそのようなことは珍しくありません。
クラウド会計ソフトは自動でアップデートされるため、バージョンアップの手間なく常に最新バージョンを利用できます。
バックアップが必要ない
クラウド会計ソフトは基本的に手動でのバックアップが不要です。
クラウド会計ソフトでは、入力されたデータがリアルタイムでクラウド上に保存されます。
保存のし忘れや突然の端末トラブルによるデータ消失の心配はありません。
また、一度入力されたデータが簡単な操作で消えてしまうこともないため安心です。
バックアップの手間がない点はもちろん、入力したデータが消えるリスクが限りなく低い点もメリットといえます。
ただし、データを大幅に弄る・多数の仕訳を一気に削除するなど、リスクのある行為を行う際は事前にバックアップをとることをおすすめします。
銀行の入出金やクレジットカード明細などの自動取り込みが可能
多くのクラウド会計ソフトは、銀行の入出金やクレジットカード明細などの自動取り込みが可能です。
銀行の入出金やクレジットカードを利用した取引は件数が多く、すべて手動で入力するのは大きな負担になります。
件数が多いためミスが起こりやすい部分でもありますが、ちょっとしたミスや漏れによって残高がズレてしまえば、ズレの原因を探す必要も生じます。
クラウド会計ソフトの自動取り込み機能を利用すれば、ミスによる残高のズレが起こりません。
ひとつひとつ手動で入力する必要もないため、時間や労力の削減につながります。
なお、自動取り込みができるのはネットバンキング対応の銀行やオンライン明細の設定をしているクレジットカードに限ります。
適切な勘定科目への修正や仕訳登録など手作業が必要な部分もあり、すべてが自動化されるわけではありません。
とはいえ、経理作業の効率化・ミスが起こるリスクの低下・負担の軽減といった効果を得られるのは事実です。
他のソフトとの連携もしやすい
インターネットを利用する他のソフトやサービスとの連携がしやすい点もメリットです。
たとえば、人事労務ソフトと連携して人件費のデータを取り込む・POSレジと連携して売上データを自動計上するなどの方法が挙げられます。
連携サービスを上手く活用すれば、経理や関連業務にかかる労力をさらに減らせるでしょう。
利用する会計ソフトによって連携できるソフトの種類が異なるため、公式サイトで事前にご確認ください。
まとめ
クラウド会計ソフトには、インターネットを利用するサービスならではのメリットや機能が多く存在します。
場所を問わず利用できる・バックアップやバージョンアップの手間がないだけでなく、経理業務の効率化に直接つながるメリットも有します。
クラウド会計ソフトを活用することで、経理業務にかかる負担を抑えられるでしょう。
一口にクラウド会計ソフトといっても多くの種類があり、ソフトによって特徴や機能が異なります。
自社に適したクラウド会計ソフトを利用したい・どのクラウド会計ソフトが良いかわからないとお悩みであれば、ぜひお気軽にご相談ください。
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吉岡 伸晃
記事監修
BIZARQ合同会社代表公認会計士