会社設立に住民票や戸籍謄本は必要?必要シーンについて解説!

2024.01.25

住民票や戸籍謄本は、様々な手続きで必要になる書類です。主に個人情報の証明書類として用いられます。

会社設立時にも住民票や戸籍謄本が必要なイメージをお持ちの人も多いでしょう。

実は、会社設立手続き自体において基本的に住民票や戸籍謄本は必要ありません。

ただし、状況によっては住民票や戸籍謄本が必要になるケースもあります。

いずれにせよ、会社設立時の必要書類について事前に十分な確認が必要です。

 

今回は会社設立時に住民票・戸籍謄本が必要になるシーンや、すべてのケースで必要となる書類について解説します。

 

会社設立の必要書類全般については以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひこちらもご覧ください。

 

 

CONTENTS

会社設立における住民票や戸籍謄本の必要性

はじめに、会社設立における住民票や戸籍謄本の必要性について解説します。

会社設立手続き自体に住民票や戸籍謄本は不要

前提として、会社設立手続きは一般的に以下の5ステップが該当します。

  • 1.会社概要の決定
  • 2.法人実印の作成
  • 3.定款の作成および認証
  • 4.資本金の払込
  • 5.法務局での登記申請

これらの工程で住民票や戸籍謄本が直接必要になる場面はありません。

したがって、会社設立手続きにおいて住民票や戸籍謄本は原則として不要といえます。

 

ただし、例外的に住民票や戸籍謄本が必要になるケースもあります。

状況によって必要書類が異なる可能性があるため、自身のケースで必要な書類はどれか事前の確認が必須です。

会社設立の必要書類

法務局での登記申請時に必要な書類は以下の通りです。

  • 登記申請書
  • 法務局での登記申請に必要な書類です。会社設立登記用の申請書を使います。
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  • 登録免許税納付用台紙
  • 法人登記に必要となる登録免許税の金額分の収入印紙を貼り付ける書類です。
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  • 定款
  • 会社のルールをまとめたもので、会社の憲法とも表現されます。
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  • 発起人の決定書
  • 本店所在地が発起人全員の合意によって決定されたことを証明する書類です。
  • 定款の中で本店所在地を番地まで記載している場合は必要ありません。
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  • 取締役全員の印鑑証明書
  • 取締役会を設置しない会社の場合、取締役全員の印鑑証明書が必要となります。
  •  
  • 取締役の就任承諾書
  • 取締役となる人が就任を承諾している旨を証明する書類です。
  • 設立時取締役が1名の場合、代表取締役の就任承諾書のみが必要となります。
  •  
  • 資本金の払込証明書
  • 定款に記載された資本金が払い込まれていることを証明する書類です。
  •  
  • 印鑑届出書
  • 法人実印の届出に必要な書類です。
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  • 「登記すべき事項」を記載した書面又は保存したCD-R
  • 法人登記の際は、登記すべき事項をまとめた書面またはCD-Rを手出する必要があります。

このように、会社設立に際して必要になるのは取締役や発起人の印鑑証明書であり、住民票や戸籍謄本ではありません。

 

なお、定款認証時には取締役ではなく発起人全員の印鑑証明書が必要です。

取締役と発起人の違いは以下の記事で解説していますので、こちらをご覧ください。

 

会社設立で住民票や戸籍謄本が必要になるシーン 

会社設立で住民票や戸籍謄本が必要になるシーンを2つ紹介します。

印鑑証明書を提出しない場合

取締役の印鑑証明書を提出しない場合、別の本人確認証明書を用意する必要があります。

 

印鑑証明書に代わって本人確認証明書として認められる書類は以下の通りです。

  • ・住民票の写し(住民票記載事項証明書)
  • ・戸籍の附票
  • ・運転免許証のコピー両面
  • ・マイナンバーカード表のコピー
  • ・住基カードのコピー両面

運転免許証、マイナンバーカード、住基カードのコピーは「原本と相違がない」と記載した上で署名押印も行う必要があります。

 

なお、代表取締役の印鑑証明書は必須であり、他の本人確認証明書での代用はできません。

印鑑証明書以外の書類で本人確認ができるのは、代表取締役以外の取締役のみとなります。

起業するのが未成年者の場合

住民票や戸籍謄本が必要になるもう1つのシーンが、起業するのが未成年者の場合です。

 

会社設立(起業)を行うのが未成年者である場合、法定代理人である親権者の同意が必要となります。

そして、親権者とのつながりを証明する書類として戸籍謄本を用意する必要があります。

 

戸籍謄本が必要になるのは定款認証のタイミングです。

ただし、法務局によっては登記申請時にも戸籍謄本を求めるケースがあるため事前に確認しましょう。

会社設立時の必要書類に関する注意点

これまで紹介したように、会社設立手続きにおいて住民票や戸籍謄本は原則として不要です。

住民票や戸籍謄本は個人情報の証明書類として一般的ではありますが、会社設立時には使用できない点を押さえる必要があります。

会社設立時の必要書類について正しく理解することが大切です。

この章では、会社設立時の必要書類に関する注意点を2つ紹介します。

印鑑証明書を発行するには印鑑登録が必要

会社設立手続きで必須となる印鑑証明書を発行するには、事前に印鑑登録を済ませておく必要があります。

 

そもそも印鑑証明書とは、対象の印鑑が本人のものとして登録された印鑑であると証明する書類です。

当然、印鑑登録が済んでいなければ印鑑証明書の発行はできません。

 

会社設立には少なくとも代表取締役の印鑑証明書が必須です。

印鑑登録が未済の場合は早めに登録手続きを済ませましょう。

 

印鑑登録の方法は複数ありますが、最もスピーディーで確実な手続きができるのが、本人が役所の窓口で申請する方法です。

実印として登録したい印鑑と本人確認書類、マイナンバーカードを印鑑登録証として使用したい場合はマイナンバーカードが必要になります。

役所の窓口に申請書類が用意されているので、必要事項を記入して提出しましょう。

手数料は自治体によって異なりますが、100~500円程度です。

 

印鑑登録の流れは自治体によって異なる可能性があるため、必ずお住いの自治体の案内をご確認ください。

必要書類を用意する方法を押さえておく

会社設立手続きを開始する前に、必要書類を用意する方法を押さえておきましょう。

 

会社設立では必要書類が多い上、書類によって用意する方法が異なります。

書類ごとに用意の仕方をしっかり押さえておかなければ、書類をそろえるのに必要以上の時間と手間がかかってしまう恐れがあります。

必要書類の内容だけでなく、それぞれの書類を用意する方法についても確認しておきましょう

会社設立の必要書類のうち、会社設立手続き以外では使用する場面がない・見慣れない書類5点について用意する方法を紹介します。

印鑑証明書

個人の印鑑証明書は原則として郵送やオンラインでの発行手続きができません。

役所やサービスコーナーの窓口で手続きを行う必要があります。

印鑑証明書の取得に必要となるのは、一般的に印鑑登録証・本人の身分証明書・手数料の3点です。

自治体によって多少の違いがある可能性があるため、詳細は自治体の案内をご確認ください。

取締役の就任承諾書

特に書式はないので自分で用意する必要があります。必要事項に漏れがないよう注意しましょう。

法務局の公式サイトで公開されているひな形を参考にするのが確実です。

発起人の就任承諾書

取締役の就任承諾書と同様、法務局の公式サイトで公開されているひな形を参考に自身で作成します。

資本金の払込証明書

資本金の払込証明書のひな形も、法務局の公式サイトで公開されています。

また、以下のページのコピーも添付する必要があります。

  • ・資本金の払い込みが行われた口座の通帳の表紙
  • ・通帳表紙の裏面(支店名・口座番号・口座名義人等の基本情報が記載されたページ)
  • ・払い込み金額が確認できるページ

登記申請書

法務局の窓口、オンライン、郵送のいずれかで取得可能です。

まとめ

会社設立手続きにおいて、基本的に住民票や戸籍謄本は必要ありません。

本人確認書類として必要となる書類は印鑑証明書です。

ただし、印鑑証明書を提出しない場合や未成年者が起業する場合など、例外的に住民票や戸籍謄本が必要になるケースもあります。

自身のケースにおける必要書類について、事前に十分な確認が必要です。

 

会社設立手続きで必要書類に不備や漏れがあると修正の手間が発生し、会社設立までにかかる時間が必要以上に長くなってしまいます。

会社設立の必要書類をしっかり確認してから手続きを進めましょう。


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吉岡 伸晃
吉岡 伸晃

記事監修
BIZARQ合同会社代表公認会計士

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